注意喚起とはどう使う？企業声明や不審メールの実例から読み解く危険度シグナル
社内でのトラブル防止や、取引先へのセキュリティ喚起など、業務上で注意喚起のメールを作成する機会は頻繁に訪れます。相手を責め立てず、かつ危機感を共有するための社内アナウンス文面の設計には、一定の型が存在します。
社内向け注意喚起メールの構成案
件名：【注意喚起】社外を装った不審メールの受信について（情報システム部）
社員各位
お疲れ様です。情報システム部の〇〇です。
本日、実在する取引先や自治体を装い、添付ファイルやURLリンクを開かせようとする不審メールが社内で複数件確認されました。
▼確認されている手口の特徴
・差出人名とメールアドレスのドメインが一致していない
・「至急ご確認ください」「税務署からの重要通知」など緊急性を煽る件名
心当たりのないメールを受信した場合は、記載されたリンクや添付ファイルを開かず、速やかに情シス窓口までご報告をお願いいたします。
注意喚起文を作成する際の鉄則は、「個人のミスを糾弾するトーンを排除し、仕組みや共通の脅威にフォーカスすること」です。犯人探しのような文面にしてしまうと、実際に不審なファイルを開いてしまった従業員が叱責を恐れて報告を隠蔽し、結果として組織全体の被害拡大を招く原因となります。
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